Sikerült! De hogy…! EXPO szervezés, tanulságokkal

Igen, igen, igeeeen! 🙂 Amerikai tinilányok módjára viháncoltunk Linával örömünkben, amikor szent 2 órakor elkezdtek jönni az emberek. És csak jöttek, és jöttek, és jöttek…

Lezuhant a kő a szívünkről.

Pedig előző este még nem álltunk annyira jól. 

Kezdődött azzal, hogy a csekklistámra még felfirkantottam 1-2 utolsó pillanatban eszembe jutott tételt, úgymint:

• Diákönkénteseknek Igazolás
• Pakolás – menetrend, csekklista (ki, hánykor, mit, hova)
• Önkéntesek beosztása (ki, hol, mikor)
• A Bemutatók részletes programja plakátként, és ezt nyomtatni
• Konferálás szövege, ehhez bekérni a résztvevőktől a bemutatkozást
• Sorsoláshoz táblázat (felajánló, nyeremény, ki nyerte)

És még vissza volt a laminálás, helyszínrajz pontos terve… Még jó, hogy a Babakuckó kellékeit már délután átszállítottuk – ketten a húgommal; a hangosítás, mikrofon pedig már Norbi kocsijában.Utánfutóért és a paravánokért Zoli bácsi megy reggel.

Épp nekiálltam volna (este fél 8-kor – Gyerekek, ma nem lesz fürdés! – Juhé!! ) felgöngyölíteni a listát, amikor csörgött a telefon. Lina, a munkatársam-jobb kezem hívott, hogy pár napos hívogatás után most érte el végre a “nagy” büfést (=hot dog, lángos, gofri, mini-fánk, stb.), aki közölte, hogy: Jaaaa, ő nem jön! Mivelhogy nem értek vissza a kollégái Angliából, bla, bla, bla…

– Mi van???

Egy másodperc alatt felforrt az agyvizem. Két építkezést végigcsináltunk, edződtem kicsit a kőművesekkel* való konfrontáció tekintetében, tehát gondolkodás nélkül telefont ragadtam, és szép nőiesen, de azért kőkeményen elküldtem szegényt a jó büdös gondolkodni. Persze ő volt az egyetlen résztvevő, akitől nem sikerült kicsikarni írásos szerződést…

*kőműves= szakmától függetlenül minden olyan szaki, aki azt hiszi, hogy ő a Jani, és sz@rik megcsinálni azt, akkor és annyiért, amit és ahogy ígérte – persze kizárólag szóban, de égre-földre esküdözve, hogy ő más, mint a többi. (Itt kérek elnézést minden rendes kőművestől, akik között szerencsére pár igazi mesterrel és úriemberrel is találkoztunk már)

Határozott fellépésemnek az lett az azonnali eredménye, hogy kiderült, végülis eeeel tud ő jönni, hoz is mindent, kivéve a lángost (ott egye a fene), és a kisebb kocsit hozza, amit befér az aulába (ugyanis egész napra esőt mondtak, és úgy is lett…)

Tanulság 1: Attól, hogy nő vagyok, és attól, hogy még magam sem vagyok 100%-ig biztos a rendezvény sikerében, határozottan és magabiztosan ki kell állnom magamért, fel kell lépnem az érdekeimért.

Szóval, éjjel fél kettőkor végeztem is mindennel. Cucc bedobozolva, úgyhogy nyugodt álomra hajtottam fejem. Olyannyira nyugodtra, hogy persze sikerült elaludnunk. Mivel nálunk az összes gyerek hétalvó, a kétéves ikreket is beleértve, ez valószínűsíthető volt egyébként.

Tehát nagy rohanás-kapkodás közepette a megbeszélt “9-re odaérünk” helyett sikerült fél 10-kor elindulnunk. Cuccok, szendvicsek, hátizsák, a 3 “nagy”, mindenki megvan. Zoli bácsi, aki, bár kinézetre nem éppen, sőőt… egy angyal, szerencsére nélkülünk is felpakolta a paravánokat.

Rohamtempóban kezdtük a bepakolást 10-kor. A tornacsarnokot le kellett terítenünk az ottani linóleummal. A gyerekek (6-10 évesek, 3 enyém, + Lina fia, + keresztfiam) marhára élvezték, hogy a 3-4, egyenként 96 kilós linóleumtekercset szállító vas kézikocsin egymást huzigálják keresztbe kasul a teremben. Este a visszapakoláskor sikeresen a kezükben is maradt a húzókar… megadta magát a hegesztés 😀

A lényeg a lényeg, közben érkezett két diák önkéntes srác is, így a 6 férfi, 3 nő, 5 gyerek, délre pont kész lettünk a terem berendezésével. Kb. 80 iskolapad, 60 szék, 15 paraván, kispadok, babakuckó, szivacsos  gyerekdühöngő. Céglogók, pecsétgyűjtőhely kártyák mindenkinek az asztalán várta a kiállítókat, akik délben el is kezdtek szép sorban szállingózni.

Tanulság 2: Éljen a csapatmunka!

És egyből előjött az első bökkenő:

Az áram-ellátás! Ugyan megírtam nekik, hogy hozzanak hosszabbítót, de azt nem, mert nem sejtettem, hogy valakinek 20-30 méteresre lesz szüksége, és legalább 5-en osztoznak egy dugaljon! 🙂 Ki gondolná, hogy egy kézilabdapálya méretű tornacsarnokban csak 4, azaz négy helyen van működő konnektor? Naggyon kellemetlen…

Főleg, hogy az első “reklamáló” a Mosolyvölgy tábor vezetője volt, akit, bár már évek óta hirdetőnk, sosem láttam még. Cuki honlap, kedves e-mailek, s most eltörpülök a dörgő hangú, szúrós tekintetű, hatalmas férfi mellett… Persze megoldják, megoldjuk – Még jó, hogy léteznek még olyan univerzál-portások, mint Lajos bá, aki már 20 éve őrzi a suli bejáratát, és akinek semmi sem lehetetlen!

Mikor a táborvezető visszadöng berendezni a standjukat, hátáról rámkacsint a színes “MOSOLY” felirat :))

Tanulság 3: Mindenről meg kell győződni személyesen, nem szabad hinni a “bemondásoknak”. ÉS: a reménykedés motiválta találgatásokra sem szabad hagyatkozni!

A konnektor hiány miatt még háromszor pirultam. Hasonlítani kezdtem a lufikhoz, amiket időközben három önkéntesünk fújt teli tüdővel, hogy az első 100 gyermek kezébe nyomhassuk. Néhány piros, és sok-sok zöld, narancs és sárga “Imami-színekben” pompázó gömb torlaszolta el az esetleges további reklamálók útját a bejárat melletti saját standunkhoz.

Az önkéntesbrigád másik fele eközben ezerrel hajtogatta a több száz pecsétgyűjtő füzetet, és rakta bele az egyéb szóróanyagokat, hogy minden érkező megkaphassa majd.

Szonja közben szorgalmasan dokumentálta a történéseket – szeretnék egy jópofa videót összerakni a bepakolásról, ahogy a csupasz tornacsarnok színes és izgalmas kiállítóteremmé változik és a tömeggel megtelik élettel. Ez a néhány nyers fotó nem adja vissza a hangulatot, de most még csak ez van. (A videókat még át sem néztem…)

Majdnem kész volt minden, kettő óra előtt 15 perccel, és én már csak azon stresszeltem, hogy a judo bemutató tatamija mikor kerül végre a helyére, (a terem közepére??!!) mikor a semmiből ott termett a cselgáncsos banda, és két perc alatt összedobták.

Nagy sóhaj: Ez is kész!

És ekkor – csak hogy nehogy tökéletes legyen minden, odaáll elém savanyú képpel a “nagy büfés”. (Férfi persze, 8-10 évvel idősebb, erős-magas.)

Már akarta mondani…, hogy hát ennyi helypénz nem fog menni (9900Ft).  Nem is tudja, hogy képzeljük, hogy egy mindössze 5 órás rendezvényen lehet akkora forgalom, ami megéri neki… (400 Ft egy szelet gofri) Főleg, hogy nem hozott lángost sem…

Nem részletezem a lelkiállapotom változásait, miközben eljutottunk arra a pontra, hogy a kezembe nyomott egy ötezrest…

Pénzügyek terén volt még, ami szíven ütött, egyik kicsit, másik nagyon:

A váratlan kiadások kicsit, mert ezekkel számolnom kellett volna: portás külön elszámolt óradíja (10-21 óráig, 1000Ft/óra), + 2 óra bérleti díj (a nettó rendezvényen felül 2 óra pakolás – ami végülis több mint korrekt, hiszen oda 4-et, vissza 2 órát pakoltunk valójában)

Nagyon: Volt egy Kiállító (megállom, hogy ne írjam le, ki az), aki már a jelentkezés alatt idegileg teljesen kikészített minket, és többször majdnem elküldtem őt is melegebb éghajlatra. Ott kezdte, hogy annak rendje és módja szerint megkötöttük a szerződést (online űrlapot kitölti, megkapja pdf-ben az ez alapján készült szerződést). Igaz, eleve egy kedvezményes áron (8000 Ft), amit már többszörös telefonos “zaklatás” során kialkudott.

Aztán többször telefonált még (vacsoraidőben, fürdetéskor, a karambolunkkor kétszer.., nekem is, Linának is), hogy majd hogyan és hova tegyük a standját, hogy központi legyen, ne takarja ki a légvár(???), kint szeretne inkább lenni (?? a rendezvény benti), hozna még két dupla asztalt, stb. stb. Közben végig hangoztatva, hogy a terméke mennyire fantasztikus, de mennyire sok a beszerzési ára, és hogy neki alig van haszna az eladásokon… No komment. A vége az lett, hogy fittyet hányva a szerződésre, közölte, hogy most nem fizet semennyit(!!), majd meglátja a bevétel arányában. Már csak arra volt energiám, hogy káromkodás nélkül letegyem a telefont…  Na, itt is volt.

Legelsőnek érkezett, fél órával a meghirdetett bepakolási idő előtt. Ezért persze a gyerekeim azonnal lecsaptak rá, és nekiálltak alkotni – egy általuk készített “alkotás” mérettől függően 900 ill. 1200 Ft-ba kerül. Kedvesen intett a hölgy – Majd a végén rendezzük!  …

Na a végén úgy sikerült rendezni, hogy nagy lelkendezve odajött:

– Képzeld, isszonyú jól sikerült, 55.000 Ft bevételem lett. Na, akkor mennyit fizessek?

Na, mondom, mégiscsak félreismertem… Mondom:

-Akkor maradjunk az eredeti megállapodásnál, a szerződésben és a díjbekérőn szereplő öszegnél: 8000 Ft.

Elkerekedik a szeme.

– Sokallod? -kéerdem.

– ÁÁÁ, nem, azt hittem, sokkal többet fogsz mondani!

Elmosolyodtam. Rendes csaj ez, azért. De aztán hozzátette:

– Akkor nem kérek számlát, így legyen 7000, ja, és a gyerekeid 3 képet csináltak, az pont 3000.

És a kezembe nyomott 4000 forintot.

– Szóljatok, ha lesz máskor is rendezvényetek! – Mosolygott, sarkon fordult, és elviharzott.

Hát, köpni-nyelni nem tudtam….

Tanulság 4: Szerződésnek lennie kell, mindenkivel (portással is) és előre. És ha már van, azt be kell tartatni! (Valahogy…)

Egy-két apró gikszer volt még menetközben, tanulságul a következő alkalmakra:

Egyszer csak megjelent két fickó, két (amúgy vigyorgó) gyerekkel, egymást hergelve: Szárátnénk ráklámálni! Ha mindán ingyenes, hogy lehet, hogyaz arcfestés pénzbe kerül??? És mi az, hogy nem jár ingyen a pecsét az arcfestésnél??? Ez felháborító! Mág tudom mutatni a weboldalon is, hogy kivót írva, hogy mindán ingyenes!

És így tovább, néhány percig, amíg levegőt nem vettek, hogy elmondhassuk, hogy “sajnos” csak a Belépés ingyenes, meg a légvár és trambulin, babakuckó, meg a bemutatók, de bizony a cégek termékei és szolgáltatásai már nem. A pecsét ügyében pedig minden bizonnyal tévedés történt, mert a pecsét ingyen jár.

De még ezután is elkövettük azt a hibát, amint egy végletekig felháborodott anyuka igen zaklatottan a fejünkhöz vágta, amúgy teljesen jogosan, hogy nem írtuk ki, hogy mennyibe kerül az arcfestés, és hogy a pecsét ingyenes. Mert, ha tudta volna, nem várja ki a sort… Ezt speciel meg tudom érteni, csak a közlési stílust nem 🙁

Még két apróság történt: az egyik a kézikocsi karja, amit már említettem, a másik hogy szegény pattogatott kukoricás-vattacukros ember úgy beverte a fejét elpakoláskor egy kiszögellésbe, hogy jócskán felrepedt… Mindkét eset elég kellemetlen volt, még ha nem is a mi hibánkból történt.

Tanulság 4: “Hülyebiztosra” kell csinálni mindent – beleértve saját magunkat is :))

Ezek ellenére azt kell, hogy mondjam, akár objektíve, akár szubjektíve nézem, az első kaposvári Család EXPO FERGETEGESEN JÓL SIKERÜLT! Egész délután minden olyan simán, olajozottan ment magától, hogy öröm volt nézni!

A gyerekek rendületlenül gyűjtötték a pecséteket, minden standnál folyamatosan voltak érdeklődők, a babakuckó csurig volt, a légvárnál állt a sor, a múzeum mongol jurtájából nem lehetett kirobbantani a fiaimat, zajlottak a bemutatók, tapsolt a közönség, mi felváltva konferáltuk :), és néha bemondtunk egy-egy elveszett kisgyereket. A végén sorsoltunk – több mint 60 nyereményfelajánlást kaptunk.

Hétkor pikk-pakk (2 óra alatt) elpakoltunk. Hulla Jóleső fáradtsággal zuhantunk az ágyba.

Másnap “pár” utómunka:

• Feltölteni a képeket a FB oldalra
• Köszönőlevél a résztvevőknek
• Kaposvárimami Hírekbe feltenni a nyertesek névsorát és a fotókat belinkelni
• Nyerteseket értesíteni
• Költségvetést összesíteni – elég legyen most annyi, hogy POZITÍV lett a mérleg, és nem gazdagodtunk meg 🙂

Persze a sikernek – nem csak én, hanem mind a látogatók, mind a kiállítók többsége így nyilatkozott – a legfőbb záloga a jó koncepció és a hosszútávú stratégia. De erről majd a következő bejegyzésben 🙂

Szeretettel: